Angewandtes Retention-Management in der SAP Dokumentenverwaltung mit PBS ContentLink

SAP-Kunden, die den PBS ContentLink einsetzen, sind in Bezug auf ihr Dokumentenmanagement im Vorteil. Denn sie genießen einen transparenten Einblick auf den Status ihrer Dokumente und Belege und erkennen, ob sich diese noch in Bearbeitung befinden, ob sie lediglich lokal gespeichert sind oder bereits mit einer, gegebenenfalls ereignisbasierten, Aufbewahrungsfrist für einen längeren Zeitpunkt abgelegt wurden. Auf diese Weise sorgt PBS ContentLink im SAP Dokumentenverwaltungssystem für eine zentrale Datenverwaltung.

Bewirkt wird dies lediglich mit einer Einstellung im SAP Customizing der Dokumentenverwaltung. Danach kann beim Statuswechsel an die abgelegten Objekte des DVS-Belegs eine Aufbewahrungsfrist, oder auch Retention, übergeben werden. Steht diese beispielsweise auf Null wird das Dokument noch von der Qualitätssicherung geprüft. Nach der Freigabe des Objekts wechselt der Status auf "geprüft", damit wird automatisch eine Aufbewahrungsfrist von zum Beispiel zehn Jahren aktiviert.

Die Kombination von SAP Dokumentenverwaltung und PBS ContentLink ermöglicht somit die Umsetzung einer ILM-konformen Ablagestrategie inklusive Retention-Management.

Für zahlreiche SAP-Kunden bietet der Einsatz des PBS ContentLink eine schlanke, effiziente und kostengünstige Alternative zu einem klassischen DMS-System. Diese reine Kommunikationslösung benötigt keine Datenbank und ist aufgrund ihrer Web-basierten Architektur hochskalierbar. Der Installationsaufwand ist gering und schon mit einfachen Mitteln kann eine hochverfügbare Konfiguration erstellt werden.

 

 

SAP Basis

SAP-Basis 4.5 SAP-Basis 4.6B SAP-Basis 4.6C SAP-Basis 6.20-7.40
PBS ContentLink Verfügbar Unabhängig
Verfügbar Unabhängig
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