Halten Sie alte Daten verfügbar

PBS Enterprise Content Store

Operative Daten in produktiven ERP-Systemen bilden die Basis unternehmerischen Handelns und müssen teilweise recht lange verfügbar bleiben. In Deutschland sehen die Richtlinien zur digitalen Buchprüfung (GDPdU) beispielsweise vor, Jahresabschlüsse und Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren.

Die Herausforderung eines modernen Datenmanagements liegt deshalb darin, Informationen zum einen sicher und kostengünstig abzulegen und zum anderen bei Bedarf einfach auf sie zugreifen zu können. Bleiben beispielsweise durch Unternehmensumstrukturierungen Altsysteme zurück, für deren Daten eine steuerliche Auskunftspflicht besteht, stellt sich die Frage, wie zukünftig auf historische Daten zugegriffen werden soll. Die Bereitstellung entsprechender "historischer" Hardware, Software sowie personeller Ressourcen ist kostspielig.

Mit PBS Enterprise Content Store (ECS) können Sie ohne ein SAP-System auf strukturierte und unstrukturierte ERP-Daten zugreifen. Die Client/Server-basierte Lösung ermöglicht es Ihnen, SAP DART-Extrakte, PBS Data Export Interface-Extrakte, SAP-Drucklisten sowie mit SAP verknüpfte Originaldokumente systemunabhängig auszuwerten. Die Verknüpfungen zwischen steuerrelevanten Belegen und Originaldokumenten bleiben dabei erhalten.

Datenzugriffe zentral verwalten

Ein klassisches Einsatzgebiet für PBS ECS ist die zentrale Verwaltung von periodisch erzeugten Datenextrakten in weit verzweigten SAP-Systemlandschaften. Dazu werden die SAP DART- oder PBS-Extrakte aus den lokalen Systemen zentral im Datei- oder Ablagesystem gespeichert. Mit PBS ECS können Sie anschließend SAP-unabhängig darauf zugreifen und den DART-Content auf Wunsch noch um den Dokumentenzugriff erweitern. Dies gibt Ihren Mitarbeitern und auch externen Prüfern die Möglichkeit einer umfassenden Recherche nach alten SAP-Daten.

SAP-Systeme effizient stilllegen

Um nach einer Stilllegung weiterhin auf originäre Daten zugreifen zu können, sollten Sie die zu extrahierende Datenbasis so breit wie möglich halten. Basierend auf der SAP-Definition des Datenumfangs zentraler Archivierungsobjekte enthält PBS ECS daher einen Content Extraktor für die tabellenorientierte Extraktion von SAP-Daten pro Extraktionsobjekt.

Neben extrahierten Daten stellen Drucklisten nach einer Stilllegung ebenfalls eine wertvolle Informationsquelle dar. Deshalb beinhaltet PBS ECS auch Funktionen für ein umfassendes Retrieval, das Drucken und die PDF-Konvertierung unter Beibehaltung des ursprünglichen SAP-Listenlayouts.

Für ein reibungsloses Zusammenspiel von Daten, Drucklisten und Dokumenten muss der Datenbestand um technische und beschreibende Informationen zum ursprünglichen Quellsystem, sogenannte Metadaten, ergänzt werden.

Unternehmensdaten weitergeben

Bei Unternehmensverkäufen verlagert sich die juristische Verantwortung für historische Daten und Dokumente, die dabei unter Umständen auch physisch weitergegeben werden. Eine besondere Herausforderung ist die Weitergabe von Dokumenten aus Ablagesystemen. Dafür empfehlen wir, PBS ECS in Kombination mit PBS ContentLink einzusetzen. PBS ContentLink ist eine schlanke Middleware zwischen SAP- und modernen Speichersystemen zur revisionssicheren und kostengünstigen Datenablage, die auch als NAS-Version (Network Attached Storage) konfiguriert werden kann. Daraus ergibt sich die Möglichkeit einer temporären ArchiveLink-Anbindung auf Basis eines reinen Datei-Systems ohne Installation zusätzlicher Softwarekomponenten im SAP-System.

Für einen kombinierten Einsatz werden beide Produkte lokal auf derselben (mobilen) Hardware installiert. Anschließend können Sie im SAP-System den Datenbestand über ein neu erstelltes Ablageverzeichnis aus einem anderen Datenverzeichnis kopieren oder durch ein ergänzendes Ablageszenario (z.B. Drucken oder Datenextraktion) befüllen. Nach Trennung des SAP-Systems stehen Ihnen die Daten über die Retrieval-Funktion des PBS ECS sofort und uneingeschränkt zur Verfügung.