GDPdU - Wie oft klingelt der Prüfer bei Ihnen?

Sie kennen das sicherlich aus Ihrer täglichen Praxis: Es gibt vielerlei Prüfungen wie etwa Wirtschafts-, Betriebs-, Lohnsteuer-, Zoll- oder Umsatzsteuersonderprüfung. Diese werfen im Vorfeld Fragen und Befürchtungen auf: Kann unsere IT-Abteilung die Daten im gewünschten Umfang und Format zur Verfügung stellen? Wie erfolgt der Zugriff darauf?  Via unmittelbaren Zugriff (Z1), bei der der Prüfer unter Nutzung der unternehmenseigenen Hard- und Software auf die Daten zugreift und selbst Prüfungen durchführt? Oder per mittelbarem Zugriff (Z2), bei der mit dem System vertraute Mitarbeiter Auswertungen nach Vorgabe der Finanzbehörde vornehmen? Oder via Datenträgerüberlassung (Z3), bei der der Prüfer die Unterlagen über die DV der Finanzverwaltung vornimmt? Oder doch über Drucklisten (Z4)? Wie kann der Prüfer beispielsweise 300 Gigabyte extrahierte Daten managen? Sind die SAP-Prüferrollen Archiv-fähig? Wird die Diskussion über die Berechtigungsvergabe der Transaktion SE16 zum wiederholten Mal das Prüfungsklima trüben?

Dabei sind die zentralen Anforderungen des GDPdU-Szenarios klar umrissen. Sie umfassen:

  • die Bereitstellung einer vollständigen Datenbasis
  • die Ausgestaltung des Dialogzugriffs durch Transaktionen, Reports und Tabellenzugriffen
  • die Bereitstellung von flexiblen Datenextraktoren für den Datenträgerzugriff
  • die optimale Unterstützung unabhängiger SAP-Prozesse und Verfahren im Prüfungsumfeld. 

Auch nach nun fast 10 Jahren, in denen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfung digitaler Unterlagen befolgt werden müssen, zählt das Thema immer noch zu den Top Ten der täglichen Herausforderungen in der SAP-Community.

Fiskalischer Föderalismus in Deutschland und heterogene Anforderungen ausländischer Tochtergesellschaften stellen hohe Anforderungen an die Qualität und die Verfügbarkeit der Daten. Wenn zu GDPdU-Vorschriften beispielsweise noch US-amerikanisch geprägte Data Retention Policies kommen, die - häufig unabhängig von den gesetzlichen Vorgaben in Deutschland - spezielle Löschungszyklen für elektronische Daten vorschreiben, ist das Chaos schnell perfekt.

Dem können IT-Abteilungen mit einer effizienten, flexiblen Ausgestaltung ihrer SAP-Systemlandschaft und den entsprechenden PBS-Ergänzungslösungen entgegentreten. 

So unterstützt PBS beispielsweise die Bestrebungen von Steuerprüfern, ausländischen Behörden und internen Revisoren, Audits zu standardisieren. Erwähnt sei hier beispielhaft das Braunschweiger Modell des Landes Niedersachsen, das im Falle einer Prüfung einen Datenträger mit den steuerrelevanten Daten auf der Grundlage eines vordefinierten Feldkatalogs erwartet. Diesen Feldkatalog liefern wir als Standard im PBS Data Export Interface.  Auch eine Prüfungssimulation im Vorfeld einer Steuerprüfung unterstützt PBS durch eine spezifische PBS-Schnittstelle für die Prüfsoftware IDEA.  Ebenso haben internationale Anforderungen wie zum Beispiel das XML-basierte 'Standard Audit File for Tax Purposes'  für Portugal (SAF-T PT) in den PBS-Lösungen Einzug gehalten, um unseren Kunden den durchgängigen Zugriff auf alle Daten aus Archiv und Datenbank zu gewährleisten.

Hier finden Sie eine Übersichtsgrafik mit den entsprechenden PBS-Lösungen.