Signatur-geschützte Ablage von archivierten SAP-Dokumenten

Boehringer Ingelheim erforscht, entwickelt, produziert und vertreibt weltweit Arzneimittel. Dabei konzentriert sich das Unternehmen auf die Geschäftsbereiche Humanpharma und Tiergesundheit.
Das Unternehmen benötigte für seine globalen Geschäftsbeziehungen mit zahlreichen Landesgesellschaften eine Standardlösung zur Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur für archivierte SAP-Dokumente. Ziel war es, vor allem eingehende Original Papierdokumente möglichst zeitnah zu vernichten und zur vereinfachten Handhabung nur noch digitale Unterlagen zu bearbeiten. In einigen seiner Landesgesellschaften, wie etwa Italien, bestanden darüber hinaus zusätzliche Anforderungen wie etwa die Archivdokumente mit einem qualifizierten Zeitstempel abzulegen.
Zur Umsetzung der Lösung entschied sich Boehringer Ingelheim für das Beratungsunternehmen Savento. Dieses wurde im 4. Quartal 2011 beauftragt, die Anforderungen bis zum Stichtag 1. Januar 2012 in eine technische Lösung umzusetzen. Die Konzeption und die Implementierung der Lösung führte Savento in intensiver Zusammenarbeit mit seinem langjährigen Partner, der PBS Software GmbH, durch. Die entstandene Signatur-Lösung mit Anbindung an eine bestehende Webservice-Schnittstelle der Zertifizierungsstelle fand anschließend Eingang in den Standard des PBS ContentLinks, einer schlanken Verbindung von SAP- und Speichersystemen zur Datenablage.

Lösung

Auf Basis eines Content Repositorys kann nun die Signierung und/oder der Zeitstempeldienst für ein und ausgehende Archivdokumente aktiviert werden. Die Signaturdateien, Signatur und Zeitstempel, werden als zusätzliche Komponenten gemeinsam mit dem Archivdokument in einem Centera-Speichersystem archiviert.

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