Kassendaten revisionssicher ablegen

Das Bundesfinanzministerium verschärfte bereits Ende 2010 deutlich die Bestimmungen für die Aufzeichnung von Bargeschäften mittels Registrierkassen bzw. die Aufbewahrung und Zugriffsmöglichkeiten digitaler Unterlagen. Transaktionsdaten müssen seither für Betriebsprüfungen in einem auswertbaren Format aufbewahrt werden. Die Finanzverwaltung geht bei bargeldintensiven Betrieben von einem erhöhtem Manipulationsrisiko aus und hat sich entsprechend gerüstet: Neben Betriebsprüfern wurden auch Umsatzsteuersonderprüfer, Lohnsteuerprüfer und Steuerfahnder mit einer speziellen Software ausgestattet, um GDPdU-konforme Datenbestände auf Unstimmigkeiten hin zu untersuchen.

Kassendaten müssen digital archiviert werden und unterliegen  einer Aufbewahrungsfrist  von 10 Jahren. Sie sind (lt. §147, Abs. 2 der Abgabenverordnung)  jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar sowie maschinell auswertbar aufzubewahren. Selbstredend sollen sie unveränderbar und vollständig sein. Eine Verdichtung der Daten ist unzulässig ebenso wie das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form nach Tagesabschlüssen.

Gut vorbereitet auf Prüfungen

Die Kassenbonlösung PBS CPOS für SAP POS DM und NON-SAP erfüllt diese Anforderungen für gigantische Datenmengen. Wie ein PBS-Kunde auf dem letzten Informationstag erläuterte, müssen aus über 5000 Märkten mit mehr als 25 000 Kassen jährlich 85 Milliarden Bons archiviert werden und das natürlich möglichst wirtschaftlich. Wichtig für das SAP-Anwenderunternehmen ist es, dies in SAP ERP integriert tun zu können. In der gewohnten Systemumgebung können die POS-Daten für Analysen herangezogen und auch mit den in FI gebuchten Daten, den Kassenbeständen und den unbaren Geschäftsvorfällen abgestimmt werden. Direkt aus dem operativen System erfolgt der Zugriff auf die externen Massendaten. Dank dem Einsatz spaltenbasierter Datenbanktechnologie ist dieser Zugriff sehr schnell, so dass zeitkritische Auswertungen wesentlich schneller vorgenommen werden können als vor dem Einsatz der CPOS-Lösung. Außerdem haben sich Datenredundanzen verringert.

Der als Nearline Datenbank eingesetzte Analyseserver sorgt für eine starke Komprimierung der Daten sowie auch für außerordentlich schnelle Ladeprozesse und stellt zudem zahlreiche analytische Funktionen zur Verfügung, die über das reine Audit weit hinausgehen.

PBS CPOS Suite: Integration von Kassendaten für Audit und Analyse