PBS Archive Data Conversion

Heutzutage müssen sich Unternehmen flexibel neuen gesetzlichen Anforderungen anpassen auch in Bezug auf archivierte, personenbezogene SAP-Daten. Aspekte wie branchenspezifische Verhaltenskodexe oder die Datensicherheit, so beispielsweise der Schutz vor Missbrauch gespeicherter Bank- und Versicherungsinformationen, spielen ebenfalls eine Rolle. Sensible Daten müssen demnach verschlüsselt werden und dürfen nur einem berechtigten Personenkreis zugänglich sein. Aber auch organisatorische Veränderungen, wie die Verschmelzung von Business Units oder ein Carve out können eine Anpassung der archivierten Daten erforderlich machen.

Eigentlich sorgen Storage-Systeme für die Unveränderbarkeit archivierter Objekte, wie Dokumente, Drucklisten, DART-Files u.a. Sie schützen bei Workflowprozessen oder gezielten Ablage-Requests alle relevanten Informationen vor absichtlicher oder unabsichtlicher Vernichtung. Im Rahmen eines Retention Managements können Retention Periods (Aufbewahrungsdauer) für einzelne Objektarten definiert werden. Dafür stehen Lösungen wie der SAP Information Retention Manager (SAP IRM) oder der PBS Content Link zur Verfügung, die sowohl die ArchiveLink als auch die WebDav-Schnittstelle zur Datenablage bedienen.

Haftungs- und Garantieansprüche können eine wesentlich längere Aufbewahrungsdauer (bis zu 30 Jahren) notwendig machen als die gesetzlich vorgeschriebene Frist von 10 Jahren. Dies betrifft jedoch in der Regel nicht alle Daten sondern lediglich einzelne Datenobjekte bzw. Datentypen.

Archivdaten mit System verändern

Notwendige Anpassungen, wie Verschlüsselung, Maskierung und Datenumsetzung, beziehen sich in der Regel auf eine Vielzahl von Archivierungsobjekten. In SAP ERP gibt es mehr als 350 davon. Deshalb hat sich PBS für eine generische Archivdatenkonvertierung entschieden.

Die unterschiedlichen Konvertierungsaufgaben können zentral konfiguriert und über einen Freigabeprozess von den Fachabteilungen validiert werden. Die Dokumentation der durchgeführten Änderungen erfolgt direkt im entsprechenden Archiv-File, so dass auch bei einer Portierung in eine andere Systemlandschaft die Anpassung der Archivdaten transparent bleibt.

Ändern sich Compliance-Anforderungen für Geschäftsdaten, die mit einem Änderungsschutz versehen sind, erfolgt der Konvertierungsprozess durch Fortschreibung in eine neue Archivdatei. Nicht mehr benötigte Altarchivdatenbestände werden im SAP-Standard logisch gelöscht.

PBS Archive Data Conversion wird im 2. Quartal 2015 zur Verfügung stehen. Vorabinformationen geben wir Ihnen auf Anfrage gerne.

Aufbau PBS Archive Data Conversion
Übersicht PBS Archive Data Conversion