EU-DSGVO meistern – Smarte Umsetzung mit SAP ILM und den PBS Archivlösungen

Mit dem „Recht auf Vergessenwerden“ hat die Europäische Kommission das Recht von Endverbrauchern gestärkt. Durch das Inkrafttreten der EU-Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) wird eine dauerhafte uneingeschränkte Verarbeitung digitaler Informationen mit Personenbezug reguliert und eingeschränkt. Nach Ablauf der Übergangsfrist zum 25.05.2018 müssen alle DV-Systeme, die personenbezogene Daten vorhalten und verarbeiten,  diese nach Beendigung des Zwecks der Erhebung löschen bzw. diese massiven Zugriffsbeschränkungen unterwerfen. 

Neue Funktionalität in SAP ILM ebnet den Weg

Bisher hatte sich die Lösung  SAP Information Lifecyle Management (ILM) im wesentlichen auf die Organisation zur zeitlich befristeten und unveränderbaren Aufbewahrung von Dokumenten und SAP Datenobjekten auf einem revisionssicheren Speichersystem beschränkt mit der Option, nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist (Retention) aus der SAP Anwendung heraus ein Löschen der Daten zu organisieren.  Technischer Kern der Lösung ist zum einen ein SAP-spezifisches WebDAV Netzwerkprotokoll zur hierarchischen Ablage von Daten  und zum anderen der sog. Retention Manager (IRM) zur Lebenszyklusverwaltung von Datenobjekten.

Durch eine Erweiterung des Regelwerks im IRM wurde den Anforderungen der DSGVO Rechnung getragen.  Bewegungsdaten können nach Ablauf ihrer Zweckbindung durch Archivierung und Zugriffskontrolle gesperrt werden, wenn umfassendere  Gesetzvorschriften wie z.B. die GoBD* ein sofortiges Löschen nicht gestatten. Stammdaten wie Debitoren oder Kreditoren werden in der jeweiligen SAP-Umgebung durch ein erweitertes Berechtigungskonzept in ihrer Verarbeitung  eingeschränkt und für den allgemeinen Datenzugriff gesperrt.
Nach Ablauf aller Aufbewahrungsfristen kann das in der DSGVO geforderte Löschen der Anwendungsdaten durch SAP IRM erfolgen.

Smarte Ergänzung durch PBS add ons

Mit der Lösung PBS ContentLink kann ein adäquates, zertifiziertes ILM Archivsystem bereitgestellt werden. Über das SAP WebDAV-Protokoll stellt das PBS ContentLink Interface die Verbindung zwischen den SAP-Lösungen und revisionssicheren Storage-Systemen her. Dabei zeichnet sich die Lösung insbesondere durch Hochverfügbarkeit, hohe Skalierbarkeit und geringen Administrationsaufwand aus.

Kompletter Datenzugriff mit den PBS archive add ons

Für den vollständigen und komfortablen Zugriff auf Daten aus Archiv und Datenbank bietet PBS Software mit den PBS archive add ons sofort einsetzbare Ergänzungslösungen zur SAP-Datenarchivierung an. Sie korrespondieren mit den entsprechenden SAP-Modulen und erweitern SAP-Standardtransaktionen und SAP-Reports um optimierte Archivdatenzugriffe.

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