Signatur-geschützte Datenablage archivierter SAP-Dokumente

„Uns gefällt die schlanke PBS-Lösung, die im SAP-System administriertwird und keine eigene Anwenderoberfläche benötigt. So ist es einfach für uns, die Kontrolle über unsere Daten zu bewahren.“ Alfred Wendling, Service Lead ERP Document Management.

Boehringer Ingelheim erforscht, entwickelt, produziert und vertreibt weltweit Arzneimittel. Dabei konzentriert sich das Unternehmen auf die Geschäftsbereiche Humanpharma und Tiergesundheit. Das Unternehmen benötigte für seine globalen Geschäftsbeziehungen mit zahlreichen Landesgesellschaften eine Standardlösung zur Erzeugung einer qualifizierten elektronischen Signatur für archivierte SAP-Dokumente. Ziel war es, vor allem eingehende Original Papierdokumente möglichst zeitnah zu vernichten und zur vereinfachten Handhabung nur noch digitale Unterlagen zu bearbeiten. In einigen seiner Landesgesellschaften, wie etwa Italien, bestanden darüber hinaus zusätzliche Anforderungen wie etwa die Archivdokumente mit einem qualifizierten Zeitstempel abzulegen.
Die Konzeption und die Implementierung der Lösung führte Savento in intensiver Zusammenarbeit mit seinem langjährigen Partner, der PBS Software GmbH, durch. Die entstandene Signatur-Lösung mit Anbindung an eine bestehende Webservice-Schnittstelle der Zertifizierungsstelle fand anschließend Eingang in den Standard des PBS ContentLinks, einer schlanken Verbindung von SAP- und Speichersystemen zur Datenablage.

Lösung

Auf Basis eines Content Repositorys kann nun die Signierung und/oder der Zeitstempeldienst für ein und ausgehende Archivdokumente aktiviert werden. Die Signaturdateien, Signatur und Zeitstempel, werden als zusätzliche Komponenten gemeinsam mit dem Archivdokument in einem Centera-Speichersystem archiviert. Die Signierung der archivierten Dokumente erfolgt unabhängig von der Archivierung und wird mittels eines von PBS erstellten Reports im SAP-System angestoßen. Dafür wurde bei Boehringer Ingelheim ein periodischer Job eingeplant, der alle 30 Minuten startet und die noch nicht signierten Dokumente verarbeitet. Savento ergänzte die Lösung um einige SAP-Reports speziell für die Anforderungen der italienischen Landesgesellschaft. Sie dienen der Offline-Bereitstellung von Signaturdaten für das Finanzamt. Hier wurden Vorgaben nach dem Standard der europäischen Finanzbehörden umgesetzt.
Die asynchrone Verarbeitung ist wichtig für einen reibungslosen Ablauf. So werden Massenarchivierungsläufe nicht behindert, weil auf die Signierung gewartet werden muss, zum Beispiel bei der Verarbeitung von Scan-Stapeln mit zahlreichen Dokumenten. Letztlich kann die Dauer der Signierung in Abhängigkeit von der Dokumentengröße und der Anzahl der parallel zur Signierung abgeschickten „Dokumenten-Requests“ stark variieren. Als Durchschnittswert für die Signierung gibt die Zertifizierungsstelle 30 Sekunden an. Daneben kann der Webservice aufgrund von geplanten oder ungeplanten Ausfällen auch einmal für eine kurze Zeit nicht verfügbar sein. Rechtlich gesehen, zum Beispiel in Italien, ist es allerdings ausreichend, wenn ein Dokument innerhalb von 15 Tagen nach der Archivierung signiert wird. Die Signierung kann während der Einrichtung eines Content Repository aktiviert werden, sofern man den Webservice der Zertifizierungsstelle abonniert hat. Als großen Vorteil erachtet man bei Boehringer Ingelheim, dass die im PBS ContentLink integrierte Signaturlösung im SAP-System bedient wird und keine eigene Anwenderoberfläche benötigt. So lässt es sich unter anderen auch einfach kontrollieren, falls Probleme bei der Signierung auftreten sollten. In der Vergangenheit ist es zum Beispiel vorgekommen, dass ein extrem großes Dokument nicht signiert werden konnte. Schließlich stellte sich als Ursache heraus, dass die Zertifizierungsstelle die Dokumentengröße begrenzt hatte und zur Lösung des Problems den Wert erhöhen musste.

Fazit

Die Signaturlösung wurde zur großen Zufriedenheit von Boehringer Ingelheim trotz des knapp bemessenen Projektzeitrahmens termingerecht umgesetzt. Bei Boehringer Ingelheim freut man sich über die schlanke und auch äußerst flexible Lösung, die je nach Anforderung der verschiedenen Landesgesellschaften unterschiedlich eingesetzt werden kann. Die Spanne der Möglichkeiten beläuft sich dabei von keiner Signierung über eine 'einfache' Signierung bis hin zu einer Signierung plus Zeitstempel. Somit konnte sich PBS ContentLink als globale SAP-Archivierungslösung bei Boehringer Ingelheim etablieren.

Überblick

Land: Deutschland
Branche: Pharma
Mitarbeiter: weltweit 44.000 Mitarbeiter in 145 verbundenen Unternehmen.

Unternehmen:
Boehringer Ingelheim Pharma GmbH & Co. KG ist ein global orientiertes Unternehmen mit Stammsitz in Deutschland. Das weltweite Geschäft steuert die Unternehmensleitung von Ingelheim aus. Am Standort Deutschland sind insgesamt 11.825 Mitarbeiter tätig.

Ausgangssituation
Benötigt wurde eine eine qualifizierte elektronische Signatur für archivierte SAP-Dokumente sowie partiell auch ein qualifizierter Zeitstempel.

Lösung
Einführung von PBS ContentLink, der eigens um eine Signaturlösung erweitert wurde, durch das Beratungsunternehmen Savento.

Nutzen
Original Papierdokumente können jetzt schnell und rechtskonform vernichtet werden. Digitale Daten lassen sich leichter auch über Ländergrenzen hinweg befördern und brauchen weniger Platz.

„In einem kurzen Projektzeitraum wurde eine überaus flexible Lösung geschaffen , die den unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Landesgesellschaften gerecht wird. Damit konnte sich die PBS Software als globale SAP-Archivierungslösung bei Boehringer Ingelheim etablieren.“
Alfred Wendling, IT-Projektleiter, Service Lead ERP Document Management

Savento e.K.
Das erfahrene Savento-Team bietet Dienstleistungen in den Bereichen Archivierung, Systemintegration/-installation, Projektmanagement, Einhaltung rechtlicher Vorschriften, Programmierung und Anwendungsentwicklung.