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FAQ: Enterprise Content Store Store (SAP-Systemstilllegung)

Für strukturierte Daten unterstützt ECS die SAP-Standardformate SAP DART und SAP AIS. Diese Daten können beispielsweise aus dem SAP Data Retention Tool stammen, oder aus PBS-Werkzeugen wie PBS CONEX oder dem PBS Database Export Interface.

Zur Anzeige von unstrukturierten Daten, die etwa in Archivsystemen gespeichert sind, verwendet ECS die auf dem PC installierten Programme, etwa Microsoft Office oder den Adobe Acrobat Reader.

Darüber hinaus ist im ECS eine Funktion zur Anzeige von Drucklisten, die im SAP-eigenen Format vorliegen, integriert.

ECS ist für die Verarbeitung von Daten ausgelegt, die aus SAP-Systemen stammen. Sollten die Daten aus dem Non-SAP-System im SAP AIS-Format vorliegen, so kann ECS auch diese Daten einlesen, so dass diese Daten gemeinsam mit den SAP-Daten ausgewertet werden können.

Die Benutzeroberfläche ist umschaltbar zwischen englischer und deutscher Sprache. Da sämtliche Texte und Beschriftungen in einer offen liegenden Ressourcen-Datenbank gespeichert sind, lassen sich leicht Anpassungen vornehmen.

Die aus SAP-Systemen stammenden Dateninhalte an sich werden immer in der Sprache dargestellt, wie sie ursprünglich vorlagen und extrahiert wurden.

Für eine erfolgreiche Installation von PBS ECS sind nur geringe Mindestanforderungen zu erfüllen:

  •  x86 oder x64-Prozessor mit mindestens 1 GHz
  • 2 GB Arbeitsspeicher (RAM)
  • 2 GB verfügbarer Festplattenspeicher
  • Betriebssystem Microsoft Windows® 7, Windows® 8, Windows® 8.1, Windows® Server 2003, Windows® Server 2008, Windows® Server 2008 R2, Windows Server 2012, Windows 10
  • Bildschirmauflösung 1280 x 800 oder höher

Sollen große Datenmengen verarbeitet werden (zum Beispiel DART-Extrakte im Gigabyte-Bereich), so steigen auch die Anforderungen an die Hardware. Grundsätzlich gilt: Je leistungsfähiger Ihr PC ist, desto komfortabler ist die Benutzung der Software.

ECS verwendet den Microsoft SQL Server. Dabei kann insbesondere für die Testphase der Einsatz der kostenfreien SQL Server Express Edition erwogen werden.

Die Datenbank kann auf dem gleichen PC wie das ECS oder auf einem Server im Netzwerk installiert sein. Die Softwarearchitektur entspricht dem Client-Server-Modell, an eine Datenbank können also mehrere ECS-Clients angebunden werden. Für eine gute System-Performance sind kurze Antwortzeiten wichtig. Dies ist etwa dann zu beachten, wenn die Datenverbindung über ein WAN geplant sein sollte. Einfache Datenbankanfragen sollten innerhalb weniger Millisekunden beantwortet werden.

Die Mindestgröße beträgt 50 MB. Darüber hinaus richtet sich der Speicherverbrauch nach der Menge der zu importierenden Daten. Also der SQL Server benötigt in etwa so viel Platz wie die Importdateien im Dateisystem benötigen, zuzüglich ca. 25 Prozent für die Speicherung der Datenbankindizes und Verwaltungsdaten.

Hier kann keine feste Zahl angegeben werden, da dies von einer Reihe von Faktoren abhängig ist, beispielsweise von der Hardware-Ausstattung. Grundsätzlich jedoch kommt mit dem Microsoft SQL Server ein Datenbanksystem zum Einsatz, das für die Verarbeitung auch großer Datenmengen geeignet ist. Zusätzlich kann durch eine geeignete Vorgehensweise beginnend schon bei der Datenextraktion dafür gesorgt werden, dass die Daten portioniert werden, um sie dann entsprechend verteilt speichern zu können, etwa in verschiedenen ECS-Repositories oder in verschiedenen Datenbanken.

Wir empfehlen, nach abgeschlossenem Datenimport und nach der Definition von Auswertungen (Views) die ECS-Datenbank zu sichern. Darüber hinaus ist ein regelmäßiges Backup in der Regel nicht erforderlich, da die Daten nicht geändert werden.

Das Backup geschieht mit den Mitteln des Datenbanksystems.

Die Daten können nach SAP AIS und nach Microsoft Excel exportiert werden. Zusätzlich kann direkt eine Excel Pivot-Tabelle erstellt werden.

Es spricht grundsätzlich nichts dagegen, die Datenbank und auch den ECS-Client beispielsweise in Microsoft Azure zu betreiben. Wir empfehlen vorab zu testen, ob die jeweilig angedachte Konstellation auch zu zufriedenstellender System-Performance führt.

Nein, PBS ECS läuft völlig unabhängig vom SAP-System.

Grundsätzlich sollten mit ECS alle DART-Extrakte importiert werden können, unabhängig davon, mit welcher DART-Version sie erzeugt wurden. Also nicht nur aus DART-Version 2.x, sondern auch solche aus früherer DART-Version 1.x.

Nicht zu allen möglichen DART-Versionen liegen uns Testdaten vor, deswegen bitten wir unsere Kunden, uns dies mitzuteilen, wenn bei bestimmten Versionen Probleme auftreten sollten

Unseres Wissens können SAP ADK-Dateien nur aus der SAP-Umgebung heraus gelesen werden, und ein externer Zugriff ist nicht vorgesehen. Zur Auswertung von ADK-Archiven empfehlen wir den Einsatz von PBS CONEX. Damit werden die Inhalte der Archivdateien in lesbare Textdateien überführt, und stehen dann zur weiteren Verarbeitung – etwa in PBS ECS – zur Verfügung.

Ja, dies ist im ECS vorgesehen. Da ECS hierzu Informationen über die gespeicherten Dokumente benötigt, beispielsweise die Speicheradressen und zugehörige betriebswirtschaftliche Daten wie Belegnummer, Buchungskreis etc., müssen diese Informationen vorab aus dem SAP-System extrahiert werden. Dies geschieht mit Hilfe der Werkzeuge PBS Content Reader und PBS Extrakt Cockpit. Nach Import dieser Informationen können die Dokumente im ECS recherchiert und zur Anzeige gebracht werden. Der Zugriff auf das Archivsystem erfolgt hierbei über die ArchiveLink-Schnittstelle

Ja, im ECS ist eine Funktion zur Anzeige von SAP-Drucklisten integriert. Diese Anzeige ist der SAP-Drucklistenanzeige nachempfunden

Ja. Für Extraktion und Speicherung der Daten wird Unicode verwendet. Wir empfehlen jedoch, dies vorab für die gewünschte Sprache zu testen, vor allem wenn es sich beispielsweise um asiatische Zeichensätze handelt.

Seit Version 2012 kann der SQL Server die Daten spaltenorientiert ablegen („Columnstore Index“). Daraus kann sich eine erhebliche Performance-Steigerung ergeben, insbesondere Abfragen über große Datenmengen werden oft um ein Vielfaches schneller verarbeitet. Da die so organisierten Daten stark komprimiert sind, wird zudem weniger Speicherplatz benötigt.

Wenn Sie diese neue Möglichkeit mit dem ECS nutzen möchten, dann können Sie das in den Einstellungen im ECS aktivieren.

ECS verfolgt nicht den Anspruch, die Anzeige- und Auswertemöglichkeiten des SAP-Systems nachzubilden. Die Daten werden tabellarisch angezeigt, die Anwender haben nicht ihre aus dem SAP-System gewohnten Anzeigen und Programme. Lediglich für Drucklisten und für einige Belegarten (wie Buchhaltungs-, Material- und Verkaufsbelege) gibt es Anzeigen, die dem SAP-Original angelehnt sind

Da dies von der jeweiligen Systemumgebung abhängt, lassen sich keine verlässlichen Angaben machen. Nach unserer Erfahrung sind auf PCs mit einfacher Ausstattung Datenraten von ungefähr 10 bis 20 GB pro Stunde typisch. 

Zur Beschleunigung kann zum Beispiel die Benutzung von SSD-Speicher erwogen werden.

Bei der Verwendung von PBS CONEX werden bei der Datenextraktion zahlreiche Meta-Daten erfasst, die nachher im ECS zur Verfügung stehen. Hierzu gehören je Tabelle die Anzahl der Datensätze und Prüfsummen über alle Währungsfelder. Der ECS enthält nun Prüffunktionen, mit denen automatisch die zum jeweiligen Zeitpunkt importierten Daten verglichen werden mit den Meta-Daten der Extraktion. Wenn beispielsweise Differenzen bei der Anzahl der Datensätze oder beim Vergleich der Prüfsummen mit den tatsächlich importierten Daten auftreten, erhält der Anwender eine Meldung. So kann also geprüft werden, ob die aus dem SAP-System stammenden Daten korrekt im ECS gelandet sind.

Je nach den Richtlinien im Unternehmen kann es erforderlich sein, die Berechtigungen der Benutzer für die Ausführung bestimmter Funktionen oder für den Zugriff auf bestimmte Daten einzuschränken. In PBS ECS ist ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept implementiert. Ein Administrator legt die Berechtigungen für die jeweiligen Benutzerrollen fest. Jeder ECS-Benutzer ist nun einer Benutzerrolle zugeordnet, deren Berechtigungen er übernimmt. Es können grundsätzlich drei Arten von Berechtigungen vergeben werden:

  1. Berechtigungen für bestimmte Aktivitäten (Beispiel: Festlegen welche Benutzer Dokumente aus dem Ablagesystem abrufen dürfen)
  2. Berechtigungen für den Zugriff auf bestimmte Objekte / Dateien (Beispiel: Festlegen welche Benutzer auf welche DART-Extrakte zugreifen dürfen)
  3. Zugriffseinschränkungen auf Datensätze anhand bestimmter Feldwerte (Beispiel: Festlegen welche Benutzer auf Datensätze aus welchen Buchungskreisen zugreifen dürfen)

Ja, bitte kontaktieren Sie uns hierzu unter info@pbs-software.com


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