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Problemlose Anpassung von SAP-Archivdaten, Zusammenlegung von Buchungskreisen

Die Oberhessische Versorgungsbetriebe AG (OVAG) ist ein regionaler Energie- und Wasserversorger mit Sitz in Friedberg (Hessen). Zum Kerngeschäft gehören die Beschaffung, Erzeugung und der deutschlandweite Vertrieb von Strom und Erdgas. Weitere wichtige Geschäftszweige sind die Trinkwasserversorgung, Wärmedienstleistungen und der Ausbau von erneuerbaren Energien. Dazu zählen der Bau und Betrieb von Windkraft- und Photovoltaikanlagen sowie von Nahwärmenetzen mit Biomassefeuerung und Blockheizkraftwerken. Die OVAG-Gruppe beschäftigt rund 700 Mitarbeiter bei einem Jahresumsatz von 465 Mio. (Stand 2018).


Die Herausforderung

Bei der OVAG ist ein SAP IS-U (= Industry Solution Utilities) im Einsatz, mit dem weit über eine halbe Million Verträge gesteuert und verwaltet werden. SAP IS-U ist eine branchenspezifische Ergänzung für Versorgungs- und Energieunternehmen der Basissoftware SAP ERP.
 
Aufgrund einer Firmenzusammenlegung mussten zwei bestehende Buchungskreise miteinander verschmolzen werden. Ein Buchungskreis blieb bestehen, der andere Buchungskreis wurde nach vollständiger Übernahme der Daten, in den führenden Buchungskreis, gelöscht. Nun stellte sich im Rahmen dieser Buchungskreiszusammenlegung die Herausforderung, archivierte Daten mit Bezug zu dem nun nicht mehr existierenden Buchungskreis (z .B. für steuerrechtliche Anforderungen etc.) wieder lesbar zu machen. Kein einfaches Unterfangen, da die SAP-Standardarchivierung eine Unveränderbarkeit von archivierten Daten (ADK-Dateien) vorsieht.
Die OVAG setzt aufgrund des hohen Datenvolumens im Rahmen Ihres Archivierungskonzepts PBS archive add ons ein. Die Ergänzungslösungen  erlauben den nahtlosen, transaktionalen Zugriff auf archivierte Daten. Deshalb wandte sich die OVAG, auf der Suche nach einer adäquaten Lösung, direkt an die PBS Software GmbH.

Die Lösung

Als ausgewiesener Experte zur SAP-Datenarchivierung konnte PBS sofort die entsprechende Software und Projektbegleitung bieten: In Absprache mit dem Sachgebiet IK der OVAG IT-Abteilung wurden die zu selektierenden und umzusetzenden Felder definiert. Mit dem PBS Tool Archive Data Conversion (ADC) wurden die Feldinhalte in den archivierten SAP-Daten (Archivstrukturen und Archivklassen) gezielt angepasst. Nach einer kurzen Testphase mit produktiven Läufen konnten so sämtliche Konvertierungsanforderungen rasch umgesetzt werden. Dank der Erfahrung der PBS-Spezialisten und dem Einsatz der exakt für solche Anforderungen entwickelten Software ADC konnte das gesamte Projekt innerhalb von nur drei Personentagen realisiert werden. Die fehlerfreie Validierung und die Abnahme der Archivdateiumsetzung durch die OVAG bestätigen diesen Projekterfolg.

Fazit

Archivdaten wieder im Griff

Herr Michael Zimmer, Sachgebietsleiter IK zieht deshalb folgendes Resümee:
Durch die gute Zusammenarbeit mit erfahrenen PBS-Spezialisten und der ADC-Software konnte das Projekt in kürzester Zeit erfolgreich realisiert werden. Im Rahmen der Umsetzung wurden mehrere unterschiedliche Archivierungsobjekte in ca. 120 vorhanden Archivierungsläufen problemlos und schnell konvertiert. Die ursprünglichen Archivierungsläufe, vor der Konvertierung, sind noch im System vorhanden und können für Revisionszwecke oder Wirtschaftsprüfungen zur Verfügung gestellt werden.


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